Lista obecności pracowników druk / Ewidencja czasu pracy

Lista obecności pracowników stanowi gotowy druk dziennej i miesięcznej ewidencji czasu poświęcanego aktywności zawodowej. Kierownik firmy, który zatrudnia więcej niż 20 osób, zgodnie z obowiązującym prawem, jest zobligowany do dokumentowania pobytu personelu, w trakcie wypełniania obowiązków na danych stanowiskach. Odnotowywanie ram czasowego przebywania w przedsiębiorstwie przez członków każdego z działów, może odbywać się za pomocą rejestratorów elektronicznych, kart do czytników lub wprowadzania danych biometrycznych (linie papilarne, tembr głosu, skan soczewki). Opisany formularz frekwencji jest dokumentem wykorzystywanym przez kadry, w którym członkowie zespołu potwierdzają pozostawanie w określonych godzinach do dyspozycji zleceniodawcy. Każda osoba funkcjonująca w sferze zawodowej określonej organizacji, powinna podpisać rejestr na wejściu, w momencie przybycia oraz w chwili opuszczania placówki, np. w dzienniku na recepcji lub w sekretariacie. Druk listy pracowników, dokumentuje absencje takie jak: nieusprawiedliwione niestawienie się w firmie, urlopy (wypoczynkowe, okolicznościowe, bezpłatne), zwolnienia lekarskie i delegacje. W polskim prawie żaden z przepisów nie wskazuje jaką formę ma mieć szablon do odnotowywania frekwencji w firmie i jakie elementy powinny być w nim zawarte. Miesięczny arkusz z wprowadzonymi podpisami stanowi narzędzie służące do naliczania pensji oraz pozostałych należności, na drodze podsumowania absencji i nadgodzin. Na karcie przebywania w organizacji, personel w większości przypadków nanosi dane tj. nazwa i adres zakładu, imię i nazwisko, podpis, data (dzień, miesiąc, brygada, zmiana) oraz czas wejścia i wyjścia z budynku. Możliwe jest pobrania dwóch raportów: dziennego oraz miesięcznego, z opcją edycji i nanoszenia własnych zmian w szablonie. Wzór rejestru obecności stanowi plik w formie darmowego formularza Excel, sformatowanego i przygotowanego do pobrania. W ostatnim czasie dyskutowana jest kwestia wpisywania na pracowniczej liście, absencji będących wynikiem zwolnienia lekarskiego, w odniesieniu do art. 104, 1§1 pkt 9 K.P. Jeżeli lista obecności ma wskazywać dni, w których pracownik podpisał się lub nie odnotował swojego pobytu na terenie placówki, nie jest konieczne dopisywanie przez przełożonego przyczyny jego absencji. Takie wprowadzania do formularza, nieobecności wynikających z choroby, może być kwalifikowane jako przetwarzanie danych wrażliwych, które ewidentnie informują osoby postronne o stanie zdrowia, a których zarząd upubliczniać nie powinien (może przetwarzać jedynie imię i nazwisko swoich podwładnych).