Instrukcja organizacji wyjazdów autokarowych, stanowi szablon informacyjny dla opiekunów oraz koordynatorów wycieczek przeprowadzanych za pośrednictwem transportu autobusowego. Dokument jest szczególnie pomocny podczas organizacji wyjazdów szkolnych i podróży dzieci i młodzieży. Formularz zawiera punkty wskazujące jakich czynności należy dopilnować przed wyjazdem, w trakcie transportu oraz po zakończeniu podróży. Plansza opisuje konieczność sprawdzenia obecności zadeklarowanych uczestników przewozu oraz wymaganych na granicy dokumentów, a także czy posiadają przyjmowane lekarstwa i znają ich dozowanie. Opiekunowie powinni dopilnować aby bagaże uczestników wycieczki został umieszczony w lukach a w autokarze dostępne są: woda woreczki na śmieci, papier toaletowy oraz chusteczki higieniczne. Koordynatorzy sprawujący opiekę nad podróżą muszą również sprawdzić, czy w autokarze znalazły się wyposażona apteczka i sprawna gaśnica a wyjścia bezpieczeństwa nie są zastawione (informacja również dla uczestników). Kierownik musi także zadbać, by w jego dyspozycji znajdował się aktywny telefon komórkowy (wraz z ładowarką). W razie wątpliwości, co do stanu technicznego autokaru, czy trzeźwości kierowcy jest w obowiązku wezwać Policję. Opiekun powinien poinstruować podróżnych aby nie przemieszczać się w obrębie autokaru, nie podróżować w pozycji stojącej, nie otwierać drzwi nie blokować zamków podczas jazdy, nie wyrzucać czegokolwiek przez okno autokaru, nie palić tytoniu, nie spożywać alkoholu i innych używek. Instrukcja bezpieczeństwa dla opiekuna szkolnej wycieczki autokarowej zawiera wskazówki dotyczące nadzoru nad podróżnymi na postoju, w razie awarii lub innych zagrożeń, oraz po zakończeniu trasy przejazdu. Instrukcja BHP dla opiekunów wycieczek do edycji, wydruku i pobierania za darmo.